檔案保存制度
- 中誠信亞太妥善保管受評機構的信用評級結果、檔、會議記錄及資料於中誠信亞太辦公室內。
- 受評主體的評級檔和資料包括:
- 受託開展評級業務的委託書及專案立項資料；
- 出具評級報告所依據的原始資料；
- 工作底稿及評級過程中，與擔保機構及其他仲介機構之間形成的與評級有關的電話通話記錄、會議記錄、備忘錄、郵件、傳真和分析師對某一專案或分析的調查記錄等資料；
- 信用評級委員會初步信用評級結果；
- 信用評級報告、信用評級委員會表決意見及會議記錄；
- 評級結果公示資料；
- 跟蹤評級資料及報告；
- 合規文件
- 評級業務檔案保管形式：
- 檔案管理人員需對每個評級專案單獨建檔，並製作檔案目錄及妥善保管於指定有鎖的地方；
- 檔案的編號原則上以出具正式報告的時間為序進行編號，檔案編號應與登記通知書編號保持一致；
- 檔案編號應在檔案夾或檔案盒的脊背處明顯標注，應年度、編號、數量。跟蹤評級資料仍沿用原專案檔案編號，注明跟蹤評級時間即可；
- 歸檔要求：
- 歸檔檔紙張統一為標準A4紙，可正反雙面列印；
- 檔案交接要填寫檔案交接清單,並經交送人及接收人簽字確認；
- 接收業務人員的檔案資料時，檔案管理人員應檢查、核對檔案交接清單,並嚴格按檔歸檔要求對歸檔檔進行認真核查。
- 檔案的借閱與查閱：
- 業務人員借閱檔案必須履行一定的審批和登記手續，並限定借閱期限。因特殊情況不能按期歸還的，應辦理延期手續；
- 原專案參與人因工作需要，履行借閱手續，可以調閱原參與專案已歸檔的檔案；
- 非專案參與人員因工作需要借閱專案業務檔案的，應經本公司持牌負責人批准後，並應履行借閱登記手續。
- 業務人員借閱的業務檔案除經本公司董事總經理批准外，不得轉借給其他單位和個人使用，借閱人不可複印必須整套歸還本公司的借閱檔；
- 如母公司或其子公司的分析師想借閱本公司的檔，必須得到其管理層和本公司的管理層批准，借閱檔必須按期歸還；
- 凡經批准允許查閱的檔案，可以摘抄或複印所查閱的內容，但密級檔案不在此列。
- 對查閱或借出的業務檔案，要及時催還。還回時如發現檔材料被拆、短缺、塗改、增刪、汙損等情況，應立即向公司領導彙報並及時追查。
- 檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度。
- 檔案的保管期限及鑒定和銷毀:
- 信用評級業務檔案應當保存到評級合同期滿後最少7年；
- 對於超過保管期限的檔案應定期進行鑒定。鑒定工作由持牌負責人、專案負責人和檔案管理人員組成鑒定小組共同進行；
- 經鑒定，對仍有保存價值的檔案，應採取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案應登記造冊，連同銷毀報告一併報公司持牌負責人，經書面批准後予以銷毀。為防止遺失和洩密，銷毀檔案應由兩人負責監銷（其中一位須為持牌負責人），監銷人應在銷毀清冊上簽字；
- 銷毀檔案清冊和鑒定報告、審批意見由檔案管理人員永久保存。
- 檔案的記錄和移交：
- 本公司檔案管理人員應對檔案的收繳、移交、保管、利用等情況進行統計，並按規定定期向本公司董事總經理辦公室報送檔案管理工作基本情況統計表；
- 檔案管理人員調動工作時，應在離職前做好檔案移交工作，辦理交接手續。
- 檔案的保護和防護：
- 存放業務檔案的地方，應堅實、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染；
- 檔案庫要專用，不得存放與檔案無關的物品；
- 隨卷歸檔的音像檔案，應單獨存放保管，防止磁化，並根據保管期限定期複製；
- 檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，對於破損、蟲蛀、鼠咬、變質、字跡褪色的檔案要及時採取防治措施，並進行修補和複製。發現案卷丟失的，應立即向有關領導報告，並積極查找；
- 本制度的修改權、解釋權屬於本公司持牌負責人。
